Mitarbeiter (m/w/d) Backoffice-Manager/Assistenz Geschäftsleitung

Standort: Köln-Porz (teilweise Bornheim und Homeoffice-Möglichkeit)

(15.11.2022)

Referenznummer: 2022-JB000005

Wir sind eine inhabergeführte Unternehmensgruppe der Immobilien- und Facilitymanagement-Branche mit rund 80 Mitarbeitern. An unseren Standorten in Köln, Bornheim und Düsseldorf verwalten und betreuen wir das Wohneigentum unserer Kunden. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (w/m/d) für das Backoffice an unserem Standort in Köln Porz in Vollzeit.

Sie suchen eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Aufgaben? Dann ist dieser Job genau für Sie gemacht. Als Backoffice-Manager:in betreuen Sie alle Bereiche der Office-Organisation, wie etwa die Verbesserung von Prozessen in einem stark wachsenden Unternehmen. Neben administrativen Aufgaben übernehmen Sie eigenverantwortlich kleinere Projekte und sind Ansprechpartner für das Team.

Wir freuen uns auf Sie. Es sind die Menschen, die unser Unternehmen ausmachen. Ob Work oder Life – stimmig muss es sein. Daran arbeiten wir täglich. Sie sollen sich bei uns wohlfühlen und spüren, dass Ihre Arbeit wertgeschätzt wird. Das ist ein sehr wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur.

Auf diese spannenden Aufgaben können Sie sich freuen:

  • Übernahme von administrativen und organisatorischen Projektaufgaben
  • Einbringen von neuen Ideen um strukturierte Prozesse und Workflows im BackOffice Management zu schaffen
  • Backup für Verwalterzustimmung/Kaufverträge/Eigentümerwechsel
  • Planen interner und externer Aktivitäten wie Feiern und Meetings
  • Post- und Rechnungsbearbeitung/-digitalisierung
  • Schlüsselverwaltung
  • Verbrauchs- und Büromaterialmanagement
  • Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern
  • Unterstützung und Entlastung des Teams (versenden von Unterlagen, Erstellung von Aushängen, Annahme und Versendung von Paketen etc.)
  • Pflege von Stammdaten
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und weiteren Veranstaltungen
  • Protokollführung, sowie Erstellung von Excel-Listen

Benefits:

  • Unbefristete Festanstellung in Vollzeit, in der Teamgeist und Kollegialität großgeschrieben werden und ein gemeinsames Miteinander gelebt wird
  • Work-Life-Balance: Freizeit und Arbeit lassen sich gut vereinbaren
  • Digitaler Arbeitsplatz mit hochwertiger technischer Ausstattung
  • Ein mobiles Surface Pro erleichtert Ihnen den flexiblen Arbeitsalltag
  • Getränke und Obst stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung und unser Mitarbeitervergünstigungsprogramm kommt bei unseren Mitarbeitern gut an
  • Möglichkeiten der persönlichen Weiterentwicklung sowie der Fort- und Weiterbildung durch Inhouse-Schulungen und Seminare
  • Regelmäßige Firmenevents – auch das ist ein Teil der Work-Life-Balance für ein gutes Betriebsklima
  • Erleben von flachen Hierarchien und schnell getroffenen Entscheidungen ohne komplizierte Wege – Türen und Ohren der Geschäftsleitung sind immer offen
  • Dynamische Startup Atmosphäre gepaart mit bodenständiger Wertschätzung durch inhabergeführte Leitung und ein tolles Team von rund 80 Mitarbeitern
  • Sehr gute Anbindung an das zentrale Autobahnnetz und Parkmöglichkeiten vor Ort
  • Poolfahrzeuge zur Benutzung bei Außenterminen
  • Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr in Verbindung mit einem Jobticket

Das ist Ihr Erfolgsrezept:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung
  • Spaß an Multitasking und hervorragende Priorisierungs-Fähigkeit, um alles organisiert zu halten
  • Hohe Affinität zum Digitalen Arbeiten mit modernster technischer Ausstattung
  • Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbständige, strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
  • Anpacken und Eintüten um Aktionen auf den Weg zu bringen – Hands-on Mentalität
  • Sicherer Umgang mit MS Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook)
  • Führerschein für PKW zwingend erforderlich

So nehmen Sie Kontakt mit uns auf:

Für uns ist es wichtig, dass Sie als Person mit Ihren Kompetenzen zu uns, unserem Team passen. Überzeugen Sie uns mit einem Anschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild und in persönlichen Gesprächen, sowie auch per Zoom-Vorstellung.

Es sind die Mitarbeiter:innen, die unsere Unternehmensgruppe ausmachen!
Lust auch ein Teil des Teams zu werden? Dann freuen wir uns, Sie als Person hinter Ihrer Bewerbung kennenzulernen.

Sie haben noch Fragen? Dann rufen Sie einfach direkt bei uns an. So können wir Ihnen unsere Visionen gleich persönlich vermitteln.

Sie erreichen unser Recruiting Team unter:

Tel: 02203-2070-100
E-Mail: bewerbung@icvg.de

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