Informationspflichten ImmoConcept Hillemeier GmbH/GmbH & Co. KG

Allgemeine Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

ImmoConcept Hillemeier GmbH/GmbH & Co. KG
Unternehmenszentrale: Von-der-Wettern-Str. 21, 51149 Köln
Geschäftsführer: Frank Hillemeier, Marco Ludwig
Sitz der Gesellschaften: Köln
HRB 109042 / HRA 32589 / HRB 90386
Amtsgericht Köln
Pers. Haft. Gesellschaft: ImmoConcept Verwaltungs GmbH
USt.-IdNr.: DE 123371340 / DE 255045626

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Reinhold Okon
E-Mail: info@dsb-okon.de

Verarbeitungszweck der Daten (Zweckbestimmung)

Die Datenspeicherung erfolgt zur Verfolgung des eigenen Geschäftszwecks, zur Durchführung des Verwaltervertrags mit einzelnen
Eigentümern, sowie auch Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und sonstigen Kunden und Dienstleistern sowie zur Wahrung
berechtigter Interessen als Verantwortlicher. Ebenfalls erfolgt eine zulässige Datenspeicherung zur Wahrung der berechtigten Interessen
eines Dritten, zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und zur Verfolgung von Straftaten, sowie zur Zuarbeit für Bundes- oder
Landesstatistiken (z.B. Zensus).

Gemäß Art. 21 Abs. 4 i.V.m. Abs. 1 und 2 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender
personenbezogenen Daten einlegen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Verwaltung von Wohnungseigentum (WEG-Verwaltung):

Zweck: WEG Verwaltung

  • Führung der Beschlusssammlung und Durchführung der Beschlüsse
  • Erstellung von Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungslegung
  • Aufgaben zur Durchführung der WEG-Verwaltung
  • Einberufung/Einladung und Vorsitz zur ETV Eigentümerversammlung
  • Überwachung Buchhaltung
  • Mahnwesen
  • Führung und Verwaltung Webportal
  • Führung einer aktuellen Eigentümerliste
  • Wahrung und Durchsetzung der rechtlichen Interessen der WEG
  • Beauftragung externer Dienstleister (z.B. Handwerker, Notdienst, Gutachter

Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag, Teilungserklärung und gesetzliche Anforderungen (WEG, EStG, HeizkV)

Verwaltung von Wohnraum (Mietverwaltung):

Zweck: Vermietung von Mietobjekten (Wohnraum)

  • Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
  • Interessenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
  • Mietverwaltung
  • Kontoführung
  • Erstellung von Abrechnungen und Protokollen (Heiz- Neben- und Betriebskosten, Miete, TrinkwV)
  • Abfrage bei Auskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform, etc.) zur Ermittlung von Bonität
  • Beauftragung externer Dienstleister (z.B. Handwerker, Notdienst, Gutachter)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Mietvertrag, gesetzliche Anforderungen (Meldegesetz, AO und HGB, HeizkV, TrinkwV)

Sondereigentumsverwaltung

Zweck: Verwaltung im Sondereigentum stehender Objekte

  • Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
  • Interessenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
  • Allgemeine Kommunikation
  • Beauftragung externer Dienstleister (z.B. Handwerker, Notdienst, Gutachter)
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag, Teilungserklärung und gesetzliche Anforderungen (WEG, EStG, HeizkV)

Anbahnung und Durchführung bei Verkauf von Immobilien und Grundstücken

Zweck: Auftrag zur Durchführung von Bestandsveräußerungen (gewerblich und privat)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Kaufvertrag, gesetzliche Anforderungen (AO und HGB, GWG, BGB,)

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen
mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien
(allgemein).

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a.
folgende Daten: Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA, Bürgel), technische Voreinstellungen
zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens, Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und
Sicherstellung des Hausrechts, Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung,
Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln. Nutzung von etwaigen Verwaltungstools (z.B. Online-Plattform). Siehe hierzu
„Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale“.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine schriftliche (in einigen Fällen auch
elektronische) Einwilligung erteilt haben. Aufgrund dieser Einwilligung ist es uns dann möglich, dass wir zur Handwerkerbeauftragung Ihre
Telefonnummer (Handy, Festnetz) oder E-Mailadresse an die angeschlossenen Partnerunternehmen zur Auftragserfüllung weitergeben
dürfen. Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Für die Weitergabe Ihrer postalischen Daten ist in der Regel keine
Einwilligung notwendig.

Empfänger (Kategorien wenn unbekannt) der personenbezogenen Daten

Öffentliche Stellen:

  • Landratsämter, Wohnungsämter, Stadt (für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich) Gerichte, Sozialamt, Finanzamt, Krankenkassen, Jobcenter, Bundeszentralamt für Steuern, statistische Landesämter

Externe Empfänger

  • IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für IT-Anwendungen (Wohnungswirtschaft), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater, Rechtsanwälte, Energieversorger, Versicherungen, Banken, Messdienstunternehmen, Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen) Dienstleister zur Gehaltsabrechnung, Betreiber von Online-Portalen, Dienstleister welche Maßnahmen zur IT-Sicherheit erbringen
  • Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

Interne Empfänger

  • Weitere Abteilungen in unserem Unternehmen, die mit Verarbeitungstätigkeiten bezüglich der Erfüllung der Verpflichtungen aus den Vertragsverhältnissen beauftragt sind. Abteilungen unseres Unternehmens zur Wahrung berechtigter Interessen.

Eine Liste unserer regelmäßigen Empfänger kann jederzeit bei uns angefordert werden unter info@icvg.de.

Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale

Daten, die von Ihnen entweder auf unserer Website oder über Kontaktformulare auf verschiedenen Online-Portalen (z.B. HP-Mobile Casavi,
ETG24, facilioo) eingegeben werden, sind i.d.R. personenbezogene Daten, wie etwa Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail,
Konto- und Zahlungsdaten, sowie Vertrags- und Objektdaten. Diese Daten werden primär zum Zweck der Kundenverwaltung in der
Hausverwaltung verwendet. Sofern nicht andere gesetzliche Grundlagen vorliegen, basiert die Rechtsgrundlage stets auf einem
abgeschlossenen Vertrag (z.B. Online-Portalvertrag) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Interessenabwägung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien über ein Online-Portal, also den
Bereich „nach dem Login“, sind die Portal-Anbieter datenschutzrechtlich lediglich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art.
28 DSGVO tätig. Insoweit verarbeiten diese Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Weisung als Auftraggeber.

Weitergabe in Drittstaaten

Derzeit findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten statt.

Speicherdauer

Im Mietverhältnis

Die personenbezogenen Daten des Mieters werden nach Art. 17 Abs. 1 lit. a, Abs. 3 lit b, e DSGVO: § 147 AO und § 257 HGB 10 Jahre nach
Mietvertragsbeendigung gespeichert mit Ablauf der Frist gelöscht; Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres nach Vertragsende. Sofern
der Vermieter nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder der Mieter in eine darüberhinausgehende Speicherung nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat, sind diese Fristen maßgeblich.

Art der Daten, Aufbewahrungsfrist/Löschfrist, Rechtsgrundlage:

Heiz- und Betriebskostenabrechnung, 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB
Gewährleistungsunterlagen, 6 Jahre, § 257 HGB, §§ 438, 634 BGB
Schadensunterlagen (insofern Belegfunktion, nach Abwicklung des Schadensfalls), 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB
Handwerkeraufträge, 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende) (insofern Belegfunktion), 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende, 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB
Schlüsselverwaltung, 3 Monate, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 17 DSGVO

Im WEG-Verhältnis

Die Daten von Eigentümern und Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft (gemäß Verwaltervertrag) werden so lange gespeichert,
ergänzt und fortgeschrieben, wie es der Zweck erfordert, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden und der von Ihnen
gewünscht ist, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen, wie zum Beispiel Aufbewahrungspflichten nach
Geldwäschegesetz (5 Jahre), Handelsrecht (6 Jahre), oder Steuerrecht (10 Jahre) oder Makler-Bauträgerverordnung (5 Jahre),
entgegenstehen.

Bereitstellungspflicht von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und
Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren
Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet.

Betroffenenrechte Art. 12 ff DSGVO:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht zur Berechtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
Widerrufen der Einwilligungen

Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO das Recht, einzelne oder sämtliche Einwilligungen, die zur z.B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile für ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:

ImmoConcept Hillemeier GmbH / GmbH & Co. KG, Von-der-Wettern-Str. 21, 51149 Köln

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 DSGVO
eingesetzt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d, 77 DSGVO)

Gemäß Artikel 77 DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die
Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das BDSG n.F. verstößt.

Wichtiger Hinweis

Weitere themenspezifische und ausführliche Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO (z. B. Zensus, Trinkwasserverordnung, OnlinePortale, Videoüberwachung, Bewerbung von Mitarbeitern, etc.) werden Ihnen zum Zeitpunkt der Erhebung in Textform übersendet. Gerne
können Sie diese auch bei uns anfordern.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.