Datenschutzhinweise für Online-Seminare/Webinare via „GoToWebinar/GoToMeeting by LogMeIn“

der ImmoConcept Hillemeier GmbH & Co. KG, Kirchner KG, GGV Immobilienverwaltung GmbH und der GEBE Immobilienmanagement GmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „GoToWebinar/GoToMeeting by LogMeIn“ informieren.

Verarbeitungszweck der Daten (Zweckbestimmung)

Wir nutzen das Tool „GoToWebinar/GoToMeeiting“, um Online-Seminare, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Seminare“ genannt). „GoToWebinar/GoToMeeting“ ist ein Service der LogMeIn Inc. mit Hauptsitz in den USA.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Seminaren/Webinaren“ steht, ist die ImmoConcept Hillemeier GmbH & Co. KG, Von-der-Wettern-Str. 21, 51149 Köln sowie GEBE Immobilienmanagement GmbH, Johann-Philipp-Reis-Str. 9, 53332 Bornheim

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite oder App von „GoToWebinar/GoToMeeting“ aufrufen, ist der Anbieter von „GoToWebinar/GoToMeeting“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Sie können „GoToWebinar/GoToMeeting“ über Ihren Browser am PC nutzen oder durch den Download der App via Smartphone oder Tablet.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „GoToWebinar/GoToMeeting“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten/Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Seminar“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Seminar-Chats

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem „Online-Seminar“ die Chat-/ Fragen-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Seminar“ anzuzeigen. Um die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Seminares die Daten vom Mikrofon Ihres Endgerätes verarbeitet.

Grundsätzlich ist das Teilnehmer-Mikrofon während eines „Online-Seminar“ über „GoToWebinar“ von uns stumm geschaltet. Eine Web-Kamera/Videofunktion des Endgerätes der Teilnehmer ist nicht erforderlich. Die Teilnehmer sehen und hören während des Online-Seminar den/die Referenten und die Seminar-Präsentation.

Um an einem „Online-Seminar“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen die Teilnehmer Angaben zum Namen und der E-Mail machen bei der Anmeldung. Nur so können wir den Teilnehmern die Zugangsdaten zum „Online-Seminar/Meetings-Raum“ zur Verfügung stellen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „GoToWebinar/GoToMeeting“, um „Online-Seminare“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Seminare“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Seminar erforderlich ist, werden wir die Chat-/Frage-Inhalte protokollieren.

Für Online-Seminare können wir für den Zweck der Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der ImmoConcept Hillemeier GmbH & Co. KG sowie der GEBE Immobilienmanagement GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „GoToWebinar/GoToMeeting“ personenbezogene Daten nicht für die Durchführung der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „GoToWebinar/GoToMeeting“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Seminaren“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Seminaren“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Seminare im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Seminaren“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Seminaren“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „GoToWebinar/GoToMeeting“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„GoToWebinar/GoToMeeting“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „GoToWebinar/GoToMeeting“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der LogMeIn Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite www.ic-verwaltungsgruppe.de

Stand: Oktober 2020