Videokonferenz-Tool Zoom - für Sie unter der Lupe


Foto: dennizn/ AdobeStock

Liebe Kundin, lieber Kunde, liebe Mieterin, lieber Mieter, liebe Eigentümer, liebe Bewohner,

für die Zeit der Pandemie und der daraus resultierenden Bestimmungen haben wir uns die Frage gestellt, wie wir nunmehr wichtige Arbeitsprozesse hinsichtlich Belegprüfungen oder Besprechungen weiterhin durchführen können.

Insofern haben wir uns nach Abwägung aller uns bekannten Videokonferenz-Tools vorläufig für „Zoom“ entschieden. Wir wissen von den vergangenen Pressemitteilungen und Kritiken verschiedener Akteure und sind den einzelnen Punkten zusammen mit unserem Datenschutzbeauftragten und einem Rechtsanwalt für Datenschutz (der sich intensiv mit „Zoom“ beschäftigt) nachgegangen. Hinzu kommt das Grundproblem, dass es sich um einen US-Amerikanischen Anbieter handelt, für den die Bestimmungen der EU-DSGVO zunächst einmal nicht bindend sind. Alle Hinweise und Aspekte wurden im Rahmen der Abwägungen diskutiert.

Es ist festzustellen, dass manche Kritikpunkte am Datenschutz, die dann auch substantiiert und fachkundig vorgetragen wurden, berechtigt waren. Es ist aber auch festzustellen, dass „Zoom“ auf Grund des öffentlichen Drucks und das Bedürfnis, am Markt bestehen zu wollen, mit Updates und  z.B. Anpassung der Datenschutzerklärung tätig geworden ist und weiter am Thema Datenschutz und IT-Sicherheit arbeitet. Im Gegensatz zu anderen Tools sehen wir und unser Datenschutzbeauftragter hier eine positive Entwicklung.

Da das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit bei „Zoom“ so akut geworden ist und intensiv verbessert wurde, haben wir uns für dieses Tool entschieden. Speziell im Hinblick darauf, dass „Zoom“ dem Anwender viele Möglichkeiten bietet, sicher und geschützt Webinare und Meetings abzuhalten. Hierzu kann der Anwender verschiedene Einstellungen vornehmen, die wir natürlich auch vorgenommen haben, um Ihre Daten zu schützen.

Beispiele sind hier:

  • Aufzeichnungen in der Cloud sind standardmäßig deaktiviert (bei Bedarf kann diese Funktion genutzt werden, dass sieht der Teilnehmer dann am „Aufzeichnung“ Text links oben im Webinar/Meeting)
  • Das gleiche gilt für lokale Aufzeichnungen
  • Im Konfigurationsbereich wurden die Integrations-Apps zum Google-Kalender, Google-Drive, Dropbox, Box und MS Onedrive deaktiviert
  • Zugriff auf Unternehmenskontakte wurde bei den Chat-Einstellungen deaktiviert
  • Teilnehmer und Moderatoren starten in einem Meeting standardmäßig ohne Video, außer es ist erforderlich
  • Bei neuen Meetings wird immer zusätzlich zur Meeting-ID ein Kennwort erzeugt
  • Direktes Feedback an die Firma Zoom ist deaktiviert
  • Fernsteuerungsfunktion ist deaktiviert
  • Kamerafernsteuerung ist deaktiviert
  • Die Desktopfreigabe für Benutzer ist standardmäßig deaktiviert, nur ausgewählte Benutzer können ihren Desktop freigeben.
  • Durchgehende Chat-Verschlüsselung ist aktiviert
  • Nutzung von Content-Delivery-Netzwerken ist deaktiviert
  • Zugriff auf Unternehmensdaten durch Benutzer von Office365 ist deaktiviert

Neben unserem Vertragsabschluss mit „Zoom“ haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit „Zoom“ geschlossen, der die sog. EU-Standardvertragsklauseln enthält und zusammen mit der Privacy Shield Zertifizierung von „Zoom“ das erforderliche Datenschutzniveau sicherstellt.

Eine ausführliche Aufstellung der Kategorien von „Zoom“ erfassten und verarbeiteten Daten sowie der jeweilige Zweck der Verarbeitung findet sich auf https://zoom.us/privacy.

„Zoom“ hat auf die vorgebrachten, oftmals sehr emotional diskutierten Vorwürfe mehrfach reagiert, hat seine Datenschutzerklärung unter https://zoom.us/privacy überarbeitet und Anfang April 2020 in einer offiziellen Reaktion im Zoom Blog  (https://blog.zoom.us) unter https://blog.zoom.us/wordpress/2020/04/01/a-message-to-our-users/ erklärt, Sicherheitslücken (z.B. UNC-Link-Problem im Chat) geschlossen, kritische Features (z.B. das Aufmerksamkeitstracking) komplett entfernt sowie Standardeinstellungen verschärft zu haben. Hinzu kommen Ratschläge, wie Einstellungen zu setzen und Meetings einzurichten sind, um Störungen zu vermeiden und keine Datenschutzverstöße zu begehen. Denen sind wir gefolgt.

Alles in allem sind wir in Abstimmung mit unserem Datenschutzbeauftragten der Überzeugung, dass wir mit dem Einsatz von „Zoom“, trotz der kürzlich vorgenommenen Einschätzung der Aufsichtsbehörde Berlin, momentan einen guten Anbieter gefunden haben. Immer im Hinblick auf die gestellte Eingangsfrage und Herausforderung der besonderen Situation zur Weiterführung wichtiger Arbeitsprozesse für unsere Kunden in der Zeit der Pandemie.

Die Äußerungen der Aufsichtsbehörde Berlin blieben, nach Rücksprache mit unserem Datenschutzbeauftragten, eher schwammig und unsubstantiiert. Wir warten daher auch auf weitere Stellungnahmen der übrigen Aufsichtsbehörden, die sich hoffentlich sachlicher und fachlicher mit dem Thema auseinandersetzen.

Sollten sich Aspekte ergeben, die eine Zusammenarbeit mit „Zoom“ aus datenschutzrechtlicher Sicht unmöglich machen, werden wir selbstverständlich umgehend reagieren. Insofern verbleibt es in Abstimmung mit unserem Datenschutzbeauftragten bei unserer Einschätzung, „Zoom“ für unsere weitere Zusammenarbeit einsetzen zu können um für unsere Kunden die Verwaltertätigkeit in der jetzigen Situation weiter aufrecht halten zu könne . Wir hoffen, dass die Kritiker sich auch mit „Zoom“ beschäftigen und nicht nur einer Meinung folgen.  

Ihre Geschäftsleitung und das Team der ImmoConcept Hillemeier und GEBE Immobilienmanagement

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