Wir sind weiter für Sie da!

Angesichts der aktuellen Entwicklungen bezüglich COVID-19 möchten wir Sie heute über unsere derzeit getroffenen Vorkehrungen informieren, um die Verwaltertätigkeit für unsere Kunden weiter aufrecht halten zu können.

Die wichtigste Aussage für Sie: Die Funktionsfähigkeit aller unserer wesentlichen technischen und kaufmännischen Kernprozesse ist weiterhin gewährleistet.

Erreichbarkeit

Unsere MitarbeiterInnen haben die technische Möglichkeit Ihren Arbeitsplatz von unserem Bürostandort in das HomeOffice zu verlegen. Aufgrund unserer frühzeitigen Digitalisierungs-Strategie können unsere MitarbeiterInnen im HomeOffice gleichfalls ohne Qualitätsverlust arbeiten. Alle Akten sind digital verfügbar und die Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen über ihre gewohnte Tel-Durchwahl oder per Mail ist gewährleistet. Durch die von der Landesregierung beschlossene Maßnahme der Schul- und Kindergartenschließung sind natürlich auch viele unserer MitarbeiterInnen betroffen. Wir bitten Sie hier um Ihr Verständnis, wenn eine ggf. versetzte Erreichbarkeit aufgrund der Betreuungssituation entstehen sollte oder es zu Verzögerungen kommt.

Scheuen Sie sich nicht Ihr Anliegen auf dem persönlichen Anrufbeantworter des Sachbearbeiters zu hinterlassen. Auf diese Nachricht gibt es einen direkten uneingeschränkten Zugriff. Gleichfalls haben Sie natürlich die Möglichkeit einer Mail. Ihr Ansprechpartner meldet sich sobald möglich. Dies kann auch durchaus nach der üblichen Bürozeit / Öffnungszeit sein.

Aufgrund der behördlichen Anordnungen und der Verlagerung in die Home-Office Tätigkeit ist die Besetzung der Bürostandorte zurzeit nicht gegeben. Wir hoffen hier auf Ihr Verständnis und bitten Sie aufgrund der aktuellen Lage durch COVID-19 zum Schutz aller Personen von Besuchen abzusehen. Die Bürostandorte sind leider derzeit für externe Personen geschlossen.

Natürlich erreichen Sie uns weiterhin telefonisch wie oben beschrieben.

Unsere Mitarbeiter sind zudem angehalten Dienstreisen sowie persönliche Kontakte allgemein auf ein Minimum zu reduzieren – zum Schutz der Gesundheit unserer Kunden und Mitarbeiter. Natürlich stehen wir Ihnen auch weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung. Dazu werden wir statt auf Vor-Ort-Termine in nächster Zeit auf Telefon- und Videokonferenzen setzen. Hierzu geben wir Ihnen je nach Termin und Situation passende Informationen.

Belegprüfung/Rechnungsprüfung

Da zurzeit persönliche Kontakte stark einzuschränken sind, gewinnt das Thema Digitale Belegprüfung umso mehr an Bedeutung und schafft uns allen die Möglichkeit trotzdem den Prozess der Abrechnungserstellung weiter abzuarbeiten. Der Verwaltungsbeirat/Rechnungsprüfer des entsprechenden Objekts hat die Möglichkeit, alle Belege digital übermittelt zu bekommen und wie gewohnt einzusehen, zu prüfen und die Freigabe zur Jahresabrechnung zu erteilen. Ein separater/persönlicher Belegprüfungstermin ist daher nicht mehr erforderlich. Wir werden uns hier mit weiteren Informationen an den Beirat/Rechnungsprüfer wenden, sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind.

Eigentümerversammlung

In Sachen Durchführung von Eigentümerversammlungen müssen wir zurzeit die behördlichen Vorgaben bzw. Empfehlungen beachten. Gleichfalls entscheidet die jeweilige Objektstruktur über eine Durchführungsentscheidung. Wir werden uns hier eng mit Ihrem Verwaltungsbeirat absprechen.

Hinweis für kleinere/mittelgroße Gemeinschaften mit einer einfachen bzw. Standard-Tagesordnung. 
Wenn die im Hinweis aufgeführte Gegebenheit zutrifft, ist es machbar und ratsam zur Eigentümerversammlung mit entsprechender Tagesordnung einzuladen. Durch Rücksendung der Vollmacht mit entsprechender Weisung zu den einzelnen Beschlüssen, wäre ein persönliches Erscheinen nicht erforderlich. Eine frühzeitige und rechtskräftige Beschlussfassung und Eigentümerversammlung wären somit möglich. Das Versammlungsprotokoll wird im Anschluss wie gewohnt an alle Eigentümer verschickt.

Handwerker/Lieferanten

Leider erreichen uns auch von unseren Lieferanten und Handwerkern immer mehr Informationen über Ausfallzeiten, Lieferschwierigkeiten, reduzierte Dienstleistungen (wie z.B. Treppenhausreinigung, Mülldienst etc.) aufgrund der besonderen Situation. Alle Kräfte arbeiten mit Hochdruck daran die Arbeiten zu erfüllen. Wir bitten aber auch hier um Ihr Verständnis, wenn es gerade jetzt nicht so reibungslos funktioniert. Alle geben ihr Bestes.

Abschließend möchten wir Ihnen versichern, dass wir alles dafür tun den Ablauf weiter wie oben beschrieben reibungslos durchzuführen.

Es arbeiten aber sowohl bei unseren Dienstleistern wie auch bei uns Menschen, die genau wie Sie von dieser besonderen Situation betroffen sind. Auch sie müssen mit Einschränkungen leben und damit umgehen. Die Situation stellt uns alle gemeinsam vor eine große Herausforderung. Wir hoffen auf Ihre Tatkraft und Ihre Mithilfe für einen gemeinsamen guten Weg. Wenn wir alle verantwortungsvoll handeln, können wir damit Leben retten. Wir glauben, dass es sich dafür lohnt, auch Einschränkungen auf sich zu nehmen. Mit Solidarität und Kooperation werden wir diese besondere Situation gemeinsam meistern. In diesem Sinne. Bleiben Sie gesund.

Ihre Geschäftsführung
Frank Hillemeier und Marco Ludwig